RTB GmbH & Co. KGProzessbeschleunigung & Struktur für den Profi für intelligente Verkehrstechnik

Nutzung der ELO ECM Suite zur strukturierten Verwaltung von Akten und Optimierung der Prozesse.

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Kundenbericht 2021Der Projektüberblick

Herausforderung

Strukturierte und umfassende Dokumentenverwaltung durch eine unternehmensindividuelle, digitale Ablagestruktur – von Kundenakten bis CAD Zeichnungen und Stücklisten; Digitale Begleitung des Produktionsprozesses mit ELO und nahtlose Anbindung an das bestehende ERP-System.

Lösung

Zusammen mit SideStep nutzt die RTB GmbH & Co. KG das ECM-System ELO, um eine genau auf das Unternehmen zugeschnittene, optimierte Ablagestruktur zu schaffen – unterstützt durch Ablageworkflows. Die nahtlose Anbindung von avista.ERP ermöglicht eine optimale Verbindung zwischen dem ERP-System und ELO.

Ergebnis

Schnelle, effiziente Prozesse und Dokumentenablage: Auf das Unternehmen und die Arbeitsweise angepasste Strukturierung aller wichtigen Dokumente inklusive revisionssicherer Ablage. Daten und Dokumente sind jederzeit abrufbar – von Kundendaten bis zum einzelnen Reparaturauftrag.

VERBESSERUNG DER PRODUKTIVITÄTDas Projekt

Bereits seit 2010 arbeitete SideStep mit der RTB GmbH & Co. KG zusammen und implementierte die ELO ECM Suite: Vom Angebot bis zur Rechnung – alle Informationen zentral an einem Ort. Die RTB GmbH & Co. KG ist von ELO überzeugt und baut die Funktionalitäten zusammen mit SideStep fortlaufend aus.

SideStep hat dafür gesorgt, dass unser ELO genau auf unsere speziellen, firmeneigenen Prozesse zugeschnitten ist und dadurch die tägliche Arbeit nicht nur unterstützt, sondern maßgeblich beschleunigt.

Dominik Schulte

Einführung des ECM-Systems

Alle wichtigen Informationen sind zentral gespeichert und jederzeit abrufbar. Die Dokumente sind revisionssicher archiviert und dank der Volltextsuche in ELO schnell gefunden. Der blitzschnelle Zugriff auf die Dokumente macht ein effizienteres Arbeiten möglich. Bei Bedarf ist es möglich, Dokumente beispielsweise bei der Versandvorbereitung der Produkte direkt auszudrucken. Das Barcode-Modul sorgt für optimierte Belegerkennung – Belege werden sicher zugeordnet und prozessbezogen archiviert.

Das Unternehmen profitiert besonders von den eigens entwickelten Aktenstrukturen in ELO. Darunter Kundenakten, Lieferantenakte sowie Artikelakten für Dokumentationen und technische Anleitungen. Dank speziell entwickelter Ablageworkflows ist die Arbeit mit den Akten besonders effizient.

Für konsistente Daten und den Austausch zwischen den Systemen sorgt die nahtlose Anbindung an avista.ERP, die ERP-Software, die im Unternehmen im Einsatz ist. Schnittstellen machen den Datenimport und – export zwischen den Systemen möglich. So ist jederzeit für eine systemübergreifend konsistente Datenbasis gesorgt.

Ausbau & Individualisierung des Systems

ELO wächst seit der Einführung kontinuierlich mit dem Unternehmen und unterstützt die Geschäftsprozesse digital.

Dokumentationen & Produktionsaufträge

Die Ablagestruktur in ELO wurde laufend ausgebaut und optimiert. So wurden zum Beispiel zusätzlich Artikelakten für Dokumentationen inklusive technischer Anleitungen, Stücklisten und CAD Zeichnungen in ELO angelegt. Produktionsaufträge werden ergänzt durch weitere wichtige Informationen – von Seriennummern über Fotos bis hin zu Qualitätspässen.

Direkt bei den Aufträgen in ELO finden sich so weitere, für die Auftragsbearbeitung wichtige Informationen – genau dort, wo sie gebraucht werden.

RTB GmbH & Co. KG

Die RTB GmbH & Co. KG entwickelt und vertreibt moderne Lösungen in der Straßenverkehrstechnik. Zu diesen gehören beispielsweise Taster für Ampeln inkl. Akustik, die präzise Aufzeichnung von Verkehrsdaten, die Erfassung von Einzelplätzen beim Parken sowie die Unterstützung der E-Mobilität. Der zentrale Sitz des Unternehmens – Geschäftsführung, Vertrieb, Verwaltung und Technik – befindet sich in Bad Lippspringe, die technische Entwicklung in Kamen. Auch in Kanada hat die RTB zwei Standorte – speziell für den nordamerikanischen Markt.

Mitarbeiter

150

Segmente

Ampel, Detektion, Parken und E-Mobilität

Branche

Elektroindustrie

Standorte

Bad Lippspringe, Kamen Burnaby, Stoney Creek

Reparaturaufträge

Auch Reparaturaufträge werden nun in speziell entwickelte Ordnerstrukturen in ELO organisiert. Die einzelnen Aufträge werden durch die jeweiligen Artikel- und Seriennummern ergänzt und über ELO verarbeitet. Mehrere Reparaturaufträge laufen nun unter einer übergeordneten Belegnummer – so wird Doppelarbeit vermieden und Informationen stehen strukturiert zur Verfügung. ELO übergibt die Aufträge auch direkt an das ERP-System.

Das Ergebnis

Schnelle und effiziente Arbeitsprozesse: Die RTB GmbH & Co. KG spart Zeit durch die strukturierte, individuell auf das Unternehmen zugeschnittene Ablage und die vorgeschalteten digital gestützten Ablageprozesse – die Workflows. Darüber hinaus sind alle wichtigen Informationen jederzeit schnell verfügbar und Informationen aus Drittsystemen werden sinnvoll ergänzt. Der interne Kommunikationsaufwand hat sich dadurch maßgeblich verringert und die Prozesse wurden beschleunigt.

Fazit Die Zusammenarbeit

Wir freuen uns sehr über die Treue zu ELO und zu SideStep und danken der RTB GmbH & Co. KG für die ausgesprochen gute und zukunftsorientierte Zusammenarbeit. Wir freuen uns sehr, das Unternehmen auf seinem Weg langfristig begleiten zu dürfen.

AusblickZukünftige Optimierung der Geschäftsprozesse

Die RTB GmbH & Co. KG und SideStep werden weiterhin zusammenarbeiten. Aktuell ist das Update von ELO auf die neueste Version geplant.

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Adresse

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Telefon

05251 | 685854-10

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