Die ECM Einführung

SideStep implementierte erfolgreich die ELO ECM Suite bei der Carl Lorenz GmbH & Co. KG – ergänzt durch Erweiterungen, wie Anlage von Strukturen im Bereich Bauakte. Die Mitarbeiter
haben nun jederzeit Zugriff auf alle benötigen Daten zur richtigen Zeit – auch mobil mittels der ELO Mobile App. Die Strukturen werden durch einen Workflowprozess inklusive Verschlagwortung, welche vordefinierte Attribute abfragt, unterstützt.

Erweiterung der Aktenlösung

Im Rahmen der digitalen Prozessoptimierung erfolgt eine Erweiterung des Aktenbereichs. Dazu wird eine Datenbank angebunden, um eine automatisierte Attributsübernahme zu ermöglichen. Beispielsweise kann so der Ablageort eines Dokuments im ELO mit hinterlegt werden. Zudem ist es möglich, Beteiligungen in Projekten zu verwalten.

Formulare

Die ELO-Formulare haben ein verschlanktes Layout erhalten. Dabei wurden Reiter und Zeilen reduziert und Inhalte temporär ausgeblendet. Die Neugestaltung des Formulars beinhaltet außerdem eine Aufteilung in drei Spalten, wodurch eine verbesserte Übersichtlichkeit gewährleistet wird. Somit stehen den Anwendern alle wichtigen Daten schnell zur Verfügung. Abgerundet wird die Optimierung mit einer konfigurierten Tastenkombination, um Formulare speichern zu können.

Mehrfachablage

Der Import von Dokumenten erfolgt über die Postbox in ELO. Über einen neu implementierten Button besteht die Möglichkeit, die Dokumente automatisiert als Serienablage zu bündeln und abzuspeichern. In der Folge öffnet sich ein Formularfenster, in dem die Auswahl der Akte mittels einer Stichwortliste sowie der Eingabe diverser Formularfelder vorgenommen wird. Im Anschluss wird der Dateiname automatisch anhand des Themas generiert und in die korrekte Akte abgelegt.

Optimierung der Aktensuche

Im Rahmen der Optimierung der Aktensuche wurde eine ELO-App (für Tablet optimiert) entwickelt, welche eine effizientere Nutzung der Aktensuche ermöglicht. Die Anwender der Carl
Lorenz GmbH & Co KG haben nun die Möglichkeit, innerhalb von Projekten und Favoriten zu suchen.

Die Darstellung der Lokalitäten sowie physischen Ablageorte der angezeigten Dokumente erfolgt seitlich, wobei eine Selektion ebenfalls möglich ist. Eine automatische Filterung ist
zudem im Bereich der Geschäftspartner bei Selektion eines Themas integriert. Dies impliziert, dass bei Auswahl eines Themas lediglich die Geschäftspartner angezeigt werden, die zu dem ausgewählten Thema kompatibel sind.

Des Weiteren besteht die Option, die Anzeige auf gültige, ungültige oder alle Dokumente zu beschränken.

Der Rechnungsfreigabe-Workflow

Der entwickelte Workflow ermöglicht eine Verarbeitung von Rechnungen innerhalb von ELO mit anschließender Zuweisung eines Prüfers. Der Prozess startet über einen Button im ELO, um einen Prüfer auswählen zu können. Im Anschluss erhält der Rechnungsprüfer die Möglichkeit, nach Sichtung der Rechnung eine Freigabe zu erteilen oder zu verweigern. Bei Freigabe der Rechnung wird ein Feedeintrag mit dieser Information automatisiert ergänzt. Bei Verweigerung der Freigabe ist hingegen eine Begründung durch den Prüfer anzugeben.

Im Prozess der Freigabe müssen die jeweiligen Anwender der Carl Lorenz GmbH & Co KG mindestens einen Leistungsbereich auswählen. Dieser Leistungsbereich wurde zuvor anhand einer dynamischen Stichwortliste mit dem SideStep-Modul SI-Data definiert und kann aufgrund dessen zu Auswertungen genutzt werden.