Briloner Leuchten GmbH & Co KGOptimierung des Eingangsrechnungsworkflows

SideStep hat die ELO ECM Suite erfolgreich bei der Briloner Leuchten GmbH & Co. KG implementiert. Des Weiteren wurde das System um die Anbindung des ELO XC, ein Modul für E-Mail-Management, erweitert. Seither werden unternehmensweit alle E-Mails automatisiert in ELO archiviert. Das bedeutet, dass die User über ELO auf ihre E-Mails zugreifen. Die im Exchange eingehenden E-Mails werden nach erfolgreicher ELO-Archivierung nach einem definierten Intervall dort gelöscht.
Nach der Umstellung des ERP-Systems von BRAIN auf Microsoft Dynamics 365 bei der Briloner Leuchten GmbH & Co KG wurde der Eingangsrechnungsprozess optimiert.

Prozessoptimierung durch SI-Workflow: Invoice

Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen erfolgt innerhalb von ELO über den SI-Workflow: Invoice. Dabei werden identische Verarbeitungsprozesse für Gutschriften angewendet.
Anschließend werden die Rechnungen an das neue ERP-System Microsoft Dynamics 365 übergeben. Ergänzende Informationen werden dabei durch den ELO DocXtractor bereitgestellt.
Die Eingangsrechnungen können über diverse Eintrittspunkte in den DocXtractor übergeben werden. Eine Übergabe aus der ELO Postbox, ein Scan in ein definiertes Verzeichnis oder per
E-Mail-Eingang mit PDF-Anhang ist ebenfalls möglich. Die Daten werden serverseitig mit ELO XC abgegriffen und automatisiert an den DocXtractor übergeben. Die Übergabe der
E-Mails erfolgt mit einer konfigurierbaren Verzögerung, da dann in der Regel sichergestellt ist, dass der Wareneingang bereits gebucht wurde. Der DocXtractor klassifiziert und analysiert nun die Belege und übermittelt die Informationen, inklusive Metadaten, an ELO. Im Anschluss erfolgt der Start des Workflows für alle verarbeiteten Rechnungen.

Jeder Beleg wird vorbereitend auf eine Dublette geprüft. Des Weiteren wird geprüft, ob der Freigabeprozess übersprungen werden kann. Dies ist nur möglich, wenn ein passender Bestellbezug vorliegt. Sofern der Freigabeprozess nicht übersprungen werden kann, ist vorab der Freigeber auszuwählen. Kann dieser nicht automatisiert ermittelt werden, ist er manuell einzugeben. Zu jeder Entscheidung in einem Benutzerknoten wird ein Feed-Eintrag zur Dokumentation erzeugt. Des Weiteren erfolgt eine Freigabe- bzw. Ablehnungsvermerkung auf dem Beleg mittels Stempel. An jedem Benutzerknoten besteht für die User die Möglichkeit, eine Rückfrage zu stellen bzw. ihre Freigabe abzugeben. Im letzten Schritt wird das Dokument in eine zuvor festgelegte Rechnungsakte verschoben. Dadurch ist es möglich, zusätzliche Begleitdokumente an einer zentralen Stelle zu archivieren.
Nach erfolgter Freigabe der Rechnung und ggf. zur Vorkontierung der Buchungsdaten wird der Beleg an das führende System, das ERP-System Microsoft Dynamics 365, übergeben.

Externe Berechtigungsvergabe im ELO-System.

Das SideStep-Modul SI-Extension Auditor wurde erfolgreich in das ELO-System der Briloner Leuchten GmbH & Co KG integriert. Es bietet eine maßgeschneiderte Lösung für die gezielte

Vergabe von Berechtigungen an externe Prüfer. Diese Erweiterung ermöglicht einen sicheren und effizienten Zugriff auf relevante Dokumente, wobei die Sicherheit und Integrität der
archivierten Daten jederzeit gewährleistet ist.
Das SI-Extension Auditor-Modul stellt eine präzise Filtermöglichkeit bereit, um sicherzustellen, dass Prüfer nur auf die wirklich relevanten Informationen zugreifen. Belege können
nach festgelegten Kriterien beispielsweise nach Mandant, Dokumententyp oder Maske gefiltert werden.

Den externen Prüfern wird nicht nur ein vordefinierter, zeitlich begrenzter Zugriff auf das freigegebene Archiv gewährt, sondern auch ein eigens zugewiesener ELO-Benutzer bereitgestellt, mit dem sie sich im ELO-System des Kunden anmelden können. Die Berechtigungen dieses Benutzers sind dabei exakt auf die vorher definierten Vorgaben abgestimmt. Nach Ablauf der festgelegten Frist werden alle gesetzten Berechtigungen
automatisch entzogen. Der Zugriff erfolgt ausschließlich im Lesemodus, sodass eine Änderung der Dokumente ausgeschlossen ist.
Die Briloner Leuchten GmbH & Co. KG verfügt nun über einen optimierten, zugleich datensicheren Prozess, um externen Prüfern effizient und gezielt die erforderlichen Informationen bereitzustellen.

Ausblick

Weitere Projekte, wie beispielsweise die Digitalisierung der Verarbeitung von Belastungsanzeigen sind bereits in Planung.