Silberberg Holding GmbHEinführung der ELO ECM Suite

Die Neugestaltung

Optimierte Prozesse dank der Implementierung der ELO ECM Suite nach SideStep-Standard:

Alle wichtigen Dokumente und Informationen sind zentral
gespeichert und können dank der integrierten Suche in Sekundenschnelle gefunden werden.
Durch workflowgestützte Prozesse haben die verantwortlichen Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die benötigten Daten zum
richtigen Zeitpunkt.

Effiziente Rechnungsverarbeitung

Die Einführung des Eingangsrechnungsprozesses ermöglicht die Klassifikation und Analyse von Rechnungsinhalten mithilfe des DocXtractors. Im Anschluss an die Verarbeitung werden die erfassten Informationen an ELO übertragen und in den Metadaten gespeichert. Dank eines automatisierten Rückmeldeprozesses wird anschließend der Eingangsrechnungsworkflow gestartet.

Des Weiteren besteht im Rahmen des Freigabeprozesses die Möglichkeit, Einbehalte und Kürzungen mithilfe von erstellten Formularen anzugeben. Dies resultiert in einer automatischen Neuberechnung der Positionen, sodass die Gesamtsumme der Positionskontierung konstant bleibt. Die nahtlose Integration in das ERP-System Microsoft Dynamics NAV gewährleistet eine unmittelbare Übertragung der neuen Buchungssätze sowie der nicht gekürzten Positionen. Die zugrundeliegende Position wird folglich um den angegebenen Betrag gekürzt. Die Position wird jedoch weiterhin auch in gekürzter Form als Buchungssatz verstanden und an das ERP-System übergeben. Für den Einbehalt wird automatisch eine weitere Position erzeugt, sodass eine Zuordnung zu einem dafür vorgesehenen Aufwandskonto stattfinden kann.

Besonderheit Intercompany Rechnungen

Die in Microsoft Dynamics NAV erstellten Intercompany-
Ausgangsrechnungen werden automatisiert in ELO abgelegt, wobei alle relevanten Daten berücksichtigt werden. Ein entsprechender Prozess führt die Dokumente durch die Ablage. Nach den gleichen Kriterien werden auch Intercompany-
Eingangsrechnungen und Gutschriften geprüft und ergänzt. In der Konsequenz werden etwaige Änderungen an der Kontierung (inklusive Dimensionen) durch den Prozess an Navision zurückübertragen.

Vertragsverwaltung mit der ELO Business Solutions Contract

Die digitale Vertragsakte ermöglicht eine effiziente und sichere Verwaltung aller vertragsrelevanten Dokumente. Die Vertragsdokumente werden in einem zentralen ELO-Archiv gespeichert. Ein ELO Workflow gewährleistet eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen.

Verwaltung von Datenbank-Tabellen mit SiData

Mit der Lösung „SiData Panel“ kann die Silberberg Holding GmbH eigenständig Datenbank-Tabellen erstellen und verwalten. In Abhängigkeit des Einsatzbereichs erfolgt die Pflege von Prüfern oder Belegarten an einer zentralen Stelle, wobei die eingetragenen Daten durch zuvor konfigurierte Prozesse
dynamisch verarbeitet werden. Die automatische Anlage der Akten in der entsprechenden Struktur stellt für die Mitarbeiter eine erhebliche Arbeitserleichterung dar.

Einführung des Posteingangsworkflows

Der konzipierte Posteingangsworkflow ermöglicht es, die eingehende Papierpost über einen Scan ins ELO zu überführen und von dort aus über einen definierten Workflow effizient zu verteilen. Die Post wird durch eine ELO-Gruppe an die zuständigen Anwender übergeben. Der jeweilige Verantwortliche hat die Möglichkeit, Dokumentenname und -datum anzupassen und das Dokument schließlich in die richtige Akte einzuordnen. Über die Verteiler-Gruppe kann optional eine Frist gesetzt werden, bis zu deren Ende das Dokument abgelegt bzw. bearbeitet sein muss. Der Verantwortliche hat zudem jederzeit die
Möglichkeit, den Workflow abzugeben bzw. Rückfragen zu
stellen. Er kann auch weitere Kollegen über den Workflow über die eingegangene Post informieren. Abgerundet wird der geführte Prozess schließlich durch die Vererbung der Metadaten aus der Zielstruktur an das neu abgelegte Dokument.