Lebenshilfe Witten e.V.Einführung der ELO ECM Suite

Die Neugestaltung

Optimierte Prozesse dank der Implementierung der ELO ECM Suite nach SideStep-Standard: Alle wichtigen Dokumente und Informationen sind zentral gespeichert und können dank der integrierten Suche in Sekundenschnelle gefunden werden. Dank workflowgestützter Prozesse haben die verantwortlichen Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die benötigten Daten zur richtigen Zeit.

Durch die Integration des Moduls ELO XC entsteht eine nahtlose Verbindung zwischen ELO und den Microsoft Exchange Web Services. Diese Verbindung ermöglicht es, dass Eingangsrechnungen, die per E-Mail eingehen, direkt in ELO archiviert und für Folgeprozesse bereitgestellt werden können.

Optimierte Eingangsrechnungsverarbeitung
mit ELO for DATEV

Mit der Integration von ELO for DATEV werden Lösungen aus dem Eingangsrechnungsmanagement, der automatischen Belegerkennung (ELO DocXtractor for DATEV) und dem Drittsystem DATEV vereint. Nach erfolgter Belegverarbeitung in ELO können somit Buchungsvorschläge an DATEV übergeben und mit einem Absprungpunkt aus DATEV heraus ausgewählte Belege in ELO abgerufen werden.

Die E-Mail Postfächer von allen vier Rechnungsadressen der Lebenshilfe Witten e.V. werden auf eingehende E-Mails mit PDF-Anhang überwacht und direkt nach Eingang an ELO übergeben. Nach automatischer Belegerkennung durchläuft der Beleg einen definierten Freigabeprozess: Zu Beginn wird eine formelle Prüfung zur manuellen Erfassung fehlender Daten durchgeführt.
Weist der Beleg Daten auf, die bislang nicht in DATEV vorhanden sind, erfolgt automatisch eine Aufgabe an die Buchhaltung zur Stammdatenanlage. Sobald die Eintragung erfolgt ist, durchläuft der Beleg eine sachliche und im Anschluss eine fachliche Freigabe, die aus mehreren Instanzen besteht.
Bei erfolgreicher Freigabe aller involvierten Nutzer wird der Beleg an die Buchhaltung weitergereicht.
Die erfassten Daten werden bei erfolgter Freigabe durch die Buchhaltung als Buchungsvorschlag an DATEV übertragen.

Weitere Vorteile von ELO for DATEV

Buchungsvorschläge in DATEV anpassbar:
Die Buchungsvorschläge, die aus ELO generiert werden, können problemlos in DATEV weiterbearbeitet werden. Dies ermöglicht eine individuelle Anpassung und Überprüfung der Buchungsvorschläge.

Erleichterte Bearbeitung und Buchung von Belegen:
Die direkte Integration mit DATEV erleichtert die Bearbeitung und Buchung von Belegen erheblich. Durch die automatisierte Übertragung von Dokumenten und Buchungsinformationen zwischen ELO und DATEV werden manuelle Prozesse minimiert und Fehler reduziert.

Übersichtliches Dashboard zur Belegverwaltung:
Ein Dashboard in ELO bietet eine leicht zu filternde Übersicht über alle Belege, zum Beispiel nach ihrem Status im Prozess oder nach Lieferanten. Diese Funktion ermöglicht es den Benutzern, schnell und einfach auf relevante Dokumente zuzugreifen und den Bearbeitungsstatus im Blick zu behalten.

ELO for DATEV ermöglicht Lebenshilfe Witten e.V., durch eine effiziente und transparente Verwaltung von Buchungsprozessen und Belegen, eine erfolgreiche Optimierung der Geschäftsprozesse.