Stadtwerke ErkrathEinführung der ELO ECM Suite

Die Neugestaltung

Optimierte Prozesse dank der Implementierung der ELO ECM Suite nach SideStep-Standard:

Alle wichtigen Dokumente und Informationen sind zentral gespeichert und können dank der integrierten Suche in Sekundenschnelle gefunden werden.
Durch workflowgestützte Prozesse haben die verantwortlichen Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die benötigten Daten zur richtigen Zeit.

Optimierung der Rechnungsverarbeitung

Mit der Einführung des Eingangsrechnungsprozesses können Rechnungsinhalte jetzt durch den DocXtractor gelesen, interpretiert und mit den vorhandenen Stamm- und Bewegungsdaten abgeglichen werden. Anschließend wird das Ergebnis durch das SideStep Modul SI-Control mit Templates für die verschiedenen Dokumententypen optimiert.

Einer der wichtigsten Projektbausteine war der SideStep Rechnungsworkflow – SI-Workflow: Invoice. Dieser ermöglicht die Automatisierung weit über die Standards hinaus.
Darüber hinaus wurde das ERP-System LIMA angebunden. Durch die direkte Einbindung von ELO Features in die Oberfläche des
ERP-Systems mit ELO Business Connect müssen die Mitarbeiter nicht zwischen den einzelnen Anwendungen hin und her wechseln. Dieses übergreifende Informationsmanagement ermöglicht es ihnen nun, stets vorgangsbezogen zu arbeiten.

Vertragsverwaltung mit der ELO Business Solutions Contract

Mit der digitalen Vertragsakte werden alle vertragsrelevanten Dokumente effizient und sicher verwaltet. Die Vertragsdokumente liegen zentral im ELO Archiv, und ein ELO Workflow sorgt für eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen den unterschiedlichen Abteilungen.

Zusätzlich können Rechnungen, die über den DocXtractor verarbeitet werden, automatisiert mit den Vertragsdaten im ELO Contract abgeglichen werden. Dadurch wird eine effiziente
Verknüpfung zwischen den Verträgen und den zugehörigen Rechnungen ermöglicht.

Prozessoptimierungen

Der Prozess der eingehenden Kundenmeldungen über diverse Kanäle wurde standardisiert. Postalische Meldungen werden eingescannt und automatisiert anhand eines Barcodes im ELO abgelegt. Mit ELO XC werden eingehende E-Mails direkt in den Kundenservice-Workflow geschoben und dort bearbeitet.

Zusätzlich wurde ein weiterer Workflow für den Bereich der Einzugsermächtigungen erstellt. Die eingescannten Dokumente werden automatisiert anhand ihrer Kundennummer im ELO verschlagwortet und unter dem jeweiligen Kunden abgelegt.

Durch diese standardisierten und automatisierten Prozesse wird die Effizienz im Kundenservice und bei der Verwaltung von Einzugsermächtigungen verbessert. Die zentrale Ablage und Verknüpfung von Kundeninformationen erleichtert den Mitarbeitern die Arbeit und ermöglicht einen schnelleren Zugriff auf relevante Daten.