Tägliche Postverarbeitung kostet Zeit – besonders, wenn sie manuell läuft. Mit der SI-Solution Inbox bieten wir eine Lösung zur intelligenten Verteilung, Bearbeitung und Archivierung eingehender Dokumente in ELO.
Ob gescannte Briefe, E-Mails oder interne Mitteilungen: Die Lösung steuert den kompletten Prozess – von der Eingangsverarbeitung bis zur revisionssicheren Ablage.
Mit klaren Verantwortlichkeiten, automatisierten Workflows und transparenter Feed-Dokumentation bringt die Inbox Ordnung und Effizienz in den digitalen Posteingang.
Eingehende Dokumente gelangen entweder per Scan oder E-Mail ins System und lösen automatisch den Start des Posteingangs-Workflows aus. Anschließend erfolgt die Zuweisung an die zuständigen Personen, bei Bedarf inklusive optionaler Kenntnisnahme. Die Bearbeitung findet direkt im System statt – Rückfragen oder Weiterleitungen können bequem über den integrierten Feed erfolgen. Nach Abschluss wird das Dokument revisionssicher im definierten Zielordner abgelegt. So entsteht ein effizienter, transparenter und vollständig digitalisierter Prozess vom Eingang bis zur Ablage.
Eingehende Dokumente werden nach dem Scan oder E-Mail-Eingang automatisch erkannt und einem zuständigen Bearbeiter oder einer Abteilung zugewiesen. Manuelle Verteilung entfällt – der Prozess startet sofort und nachvollziehbar.
Benutzer können zusätzlich zur Bearbeitung zur Kenntnisnahme eingetragen werden – die Lösung prüft automatisch, ob die ausgewählten Personen die nötigen Zugriffsrechte haben. So wird verhindert, dass vertrauliche Dokumente ungewollt eingesehen werden
Für jede Aufgabe kann eine Bearbeitungsfrist hinterlegt werden. Verpasste Fristen führen automatisch zu Eskalationen – z. B. an die zuständige Abteilung oder Gruppenleitung. Der gesamte Verlauf ist im Feed dokumentiert.
Ein speziell entwickeltes Java-Client-Skript sorgt dafür, dass beim Verschieben eines Dokuments die passende Metadatenmaske automatisch gesetzt wird – abhängig vom Zielordner. Das erhöht die Datenqualität und spart Zeit bei der Archivierung.
Die Lösung basiert auf einem modularen Aufbau. Das heißt: zusätzliche Felder, alternative Gruppen, weitere Eskalationsstufen oder individuelle Anpassungen lassen sich bei Bedarf schnell ergänzen – ohne das Grundsystem zu verändern.
Alle Aktionen wie Zuweisungen, Rückfragen oder Fristüberschreitungen werden im ELO-Feed dokumentiert. So ist jederzeit nachvollziehbar, wer wann was mit einem Dokument gemacht hat – revisionssicher und nachvollziehbar.
Halberstädter Str. 99 33106 Paderborn
05251 | 685854-10
Sie müssen den Inhalt von reCAPTCHA laden, um das Formular abzuschicken. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten mit Drittanbietern ausgetauscht werden.
Mehr Informationen 
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Facebook. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenSie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Instagram. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenSie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Google Maps. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenSie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Google Maps. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenSie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Mapbox. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenSie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von OpenStreetMap. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenSie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von X. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr Informationen
